Hysbysiad Preifatrwydd y Gwasanaethau Etholiadol

 

Datganiad Preifatrwydd

 

Ar ran y Swyddog Cofrestru Etholiadol, bydd y Tîm Cofrestru Etholiadol yn defnyddio’r wybodaeth rydych yn ei rhoi at ddibenion etholiadol yn unig, yn unol â’n rhwymedigaethau cyfreithiol, fel y cyfeirir atynt isod.  Byddwn yn gofalu am eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel ac yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data.  Ni fyddwn yn rhoi gwybodaeth bersonol amdanoch chi, nac unrhyw wybodaeth bersonol arall rydych wedi’i rhoi i ni mewn perthynas â phobl eraill, i unrhyw unigolyn na sefydliad arall oni bai bod rhaid i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith neu eich bod wedi ein hawdurdodi i wneud hynny.

 

Bydd y wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu gennych yn cael ei chadw a’i rhannu â sefydliadau eraill, fel y nodir isod, er mwyn i ni gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol.  Mae hyn yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd ac er mwyn arfer yr awdurdod swyddogol a roddwyd i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol, fel y nodir yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 a rheoliadau cysylltiedig.

 

Y Swyddog Cofrestru Etholiadol yw’r Rheolydd Data.  

 

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol?

 

Gellir casglu gwybodaeth bersonol drwy’r dulliau canlynol -

  • Ffurflen bapur 
    • Ffurflen Ymholi Aelwyd 
    • Gwahoddiad i Gofrestru
    • Cais Pleidleisiwr Absennol
    • Ffurflen Newid Enw
    • Ffurflen optio allan
  • Drwy https://www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio
  • E-bost
  • Ffôn
  • Gwefan
  • Wyneb yn wyneb (drwy gyfrwng ein staff)
  • Adrannau eraill y Cyngor

 

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu gennych?

 

Rydym yn casglu eich enw, eich cyfeiriad, eich cyfeiriad e-bost a’ch rhif ffôn. Ar adegau, byddwn yn casglu gwybodaeth arall sydd, o bosibl, yn sensitif i chi. Gallai hyn gynnwys eich cenedligrwydd, dyddiad geni, rhif yswiriant rhyngwladol neu’r rheswm/rhesymau dros bleidleisio drwy’r post neu drwy ddirprwy. Mae’n bosibl y byddai angen i chi roi tystiolaeth bellach, fel copïau o’ch pasbort, tystysgrif briodi neu drwydded yrru.

 

Pam ein bod yn casglu’r wybodaeth hon?

 

Er mwyn galluogi etholwyr cymwys i bleidleisio mewn etholiadau. Rhaid i ni, yn unol â’r gyfraith, ddarparu gwasanaeth etholiadol. Er mwyn i ni wneud hyn, rhaid i chi roi eich gwybodaeth bersonol i ni. Y gyfraith sy’n gofyn i ni wneud hyn yw Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983.

 

 phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth?

 

Gall ein darparwyr meddalwedd storio eich gwybodaeth hefyd, ond dan ein cyfarwyddiadau ni yn unig. Ni fyddant yn ei defnyddio at unrhyw ddiben arall, a rhaid iddynt ei chadw a’i thrin yn yr un modd â ni. Gallwch ddarllen eu manylion preifatrwydd yn https://www.registersecurely.com/Home/PrivacyPolicy

 

Gallwn rannu gwybodaeth ag adrannau eraill yng Nghyngor Bro Morgannwg os gofynnir am y wybodaeth at ddibenion atal a datrys troseddau. Gofynnir am y wybodaeth hon er mwyn cydymffurfio â dyletswyddau statudol y Cyngor yn unig. Ni fydd y wybodaeth hon yn cael ei defnyddio at unrhyw ddibenion eraill. Mae pob aelod o staff sy’n delio â gwybodaeth o’r fath yn ymwybodol ei fod yn drosedd datgelu neu wneud defnydd o unrhyw wybodaeth a roddwyd dan delerau ei gais.

  
Mae’r darpariaethau sy’n gysylltiedig â chyflwyno’r Gofrestr Etholwyr wedi’u cynnwys yn Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Lloegr a Chymru) 2001. Mae’n drosedd mynd yn groes i’r darpariaethau sydd wedi’u nodi yn y Rheoliadau. Bydd person sy’n euog o drosedd o’r fath yn atebol dan gollfarn ddiannod i ddirwy nad yw’n fwy na lefel 5 ar y raddfa safonol. 


Mae’n ofynnol i ni ddarparu copïau o’r gofrestr etholwyr lawn i sefydliadau ac unigolion penodol yn ôl y gyfraith.  Gallant ddefnyddio’r gofrestr at resymau eu hunain sy’n wahanol i’n rhai ni, ond mae dal yn rhaid iddynt ofalu am y wybodaeth yn yr un modd.

 

Mae’r gofrestr lawn yn cael ei chyhoeddi unwaith y flwyddyn, a chaiff ei diweddaru bob mis. Dim ond yr unigolion a’r sefydliadau canlynol sy’n ei derbyn: 

  • Y Llyfrgell Brydeinig 
  • Llyfrgell Genedlaethol Cymru
  • Swyddog Canlyniadau mewn Etholiad Llywodraeth Leol
  • Awdurdod Ystadegau y DU (Y Swyddfa Ystadegau Gwladol) 
  • Comisiwn Etholiadol 
  • Comisiwn Ffiniau i Gymru
  • Comisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru 
  • Swyddfa Ganolog Gwysio Rheithgor 
  • Cynrychiolwyr Etholiadol (AS, ASEau, Aelodau Cynulliad Cenedlaethol Cymru, Cynghorwyr Lleol) 
  • Comisiynydd Heddlu a Throseddau 
  • Ymgeiswyr a’u hasiantau etholiadol sy’n sefyll am etholiadau
  • Pleidiau gwleidyddol cofrestredig  gan gynnwys trydydd parti cydnabyddedig neu gyfranogwr a ganiateir
  • Cynghorau Cymuned 
  • Heddluoedd ac Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol 
  • Llyfrgell gyhoeddus neu wasanaeth archifau awdurdod lleol 
  • Adrannau’r Llywodraeth a chyrff eraill
  • Asiantaethau Gwirio Credyd 
  • Menter Dwyll Genedlaethol 

 

I wirio pwy ydych chi, bydd y data yr ydych yn ei ddarparu yn cael ei brosesi gan y Gwasanaeth Digidol Corfresru Etholiadol Unigol a reolir gan Swyddfa’r Cabinet.  Fel rhan o’r broses yma bydd eich data yn cael ei rhannu gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Swyddfa’r Cabinet sy’n brosesyddion data ar gyfer Gwasanaeth Digidol Corfrestru Etholiadol Unigol.  Gallwch gael mwy o wybodaeth am hyn.


Gall ein cwmnïau argraffu hefyd ddefnyddio eich gwybodaeth, ond yn unol â’n cyfarwyddiadau yn unig. Ni fyddant yn ei defnyddio am unrhyw reswm arall a rhaid iddynt ofalu am y wybodaeth honno yn yr un modd â ni. 


Bydd yr Adran Cofrestru Etholiadol yn edrych ar bolisi preifatrwydd unrhyw gwmni rydym yn ei ddefnyddio ar gyfer argraffu’n allanol cyn cytuno ar gontract.  Os hoffech ddarllen hysbysiad preifatrwydd unrhyw un o’n hargraffwyr presennol, anfonwch e-bost at cofrestruetholiadol@bromorgannwg.gov.uk ynghyd â’ch cais a byddwn yn anfon dolen i hysbysiad preifatrwydd ein hargraffwyr presennol atoch. 


Caiff y Gofrestr Etholiadol ei chyhoeddi unwaith y flwyddyn. Pan gaiff ei chyhoeddi, bydd y gofrestr flaenorol yn cael ei rhewi a chedwir copi ohoni mewn archif sy’n cael ei storio ar ein rhan gan Archifau Morgannwg. Gellir dod o hyd i’w Polisi Mynediad yn https://glamarchives.gov.uk/amdanam-ni/ein-polisiau/?lang=cy


Gallwch ymweld ag Archifau Morgannwg yn:

Archifau Morgannwg, Clos Parc Morgannwg, Lecwydd, CAERDYDD CF11 8AW


Os ydych wedi dewis i gael eich rhoi ar y gofrestr agored, yn ôl y gyfraith gellir rhannu eich gwybodaeth ag unrhyw un sy’n gofyn amdani. Gall unigolion a/neu sefydliadau ddefnyddio’r gofrestr at resymau eu hunain a allai fod yn wahanol i’n rhai ni, ond mae dal yn rhaid iddynt ofalu am y wybodaeth yn yr un modd.  Gall unrhyw un weld y gofrestr etholiadol hefyd ar gais yn y Swyddfeydd Dinesig. Gellir darllen y gofrestr etholiadol dan oruchwyliaeth yn unig. Gall unigolion gymryd nodiadau â llaw, ond ni cheir gwneud copïau na thynnu lluniau ohoni. Ni cheir defnyddio’r wybodaeth at ddibenion marchnata uniongyrchol, yn unol â deddfwriaeth diogelu data, oni bai bod y wybodaeth honno wedi’i chyhoeddi ar fersiwn agored y gofrestr. Mae’n drosedd i unrhyw un fethu â chydymffurfio â’r amodau hyn, a bydd yn atebol ar gollfarn i ddirwy o hyd at £5,000.

 

Gallwch ddewis p’un a ydych chi am gael eich manylion personol ar fersiwn agored y gofrestr neu beidio. Fodd bynnag, bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhoi ar y gofrestr oni bai eich bod yn gofyn iddi gael ei thynnu oddi arni. Ni fydd tynnu eich manylion oddi ar y gofrestr agored yn effeithio ar eich hawl i bleidleisio.

 

Beth rydym yn ei wneud â’ch gwybodaeth?

 

Rydym yn ei defnyddio at ddibenion etholiadol. Ni fyddwn yn ei defnyddio at unrhyw ddibenion eraill heb eich caniatâd, neu heb ddweud wrthych yn gyntaf.

 

Ar adegau, rhaid i ni roi eich gwybodaeth i awdurdodau, sefydliadau neu bobl eraill. Byddai hyn ar gyfer atal neu ddatrys troseddau, neu yn sgil materion cyfreithiol, er enghraifft. Nid oes angen eich caniatâd arnom i wneud hyn, ond os oes modd, byddwn yn rhoi gwybod i chi ein bod wedi trosglwyddo eich gwybodaeth.

 

Am ba mor hir rydym yn cadw eich gwybodaeth?

 

Caiff ceisiadau ac unrhyw ddogfennau a roddwyd fel rhan o’r cais eu cadw ar gyfer blwyddyn gyfredol y gofrestr etholiadol.  Caiff ceisiadau mewn perthynas â blynyddoedd blaenorol y gofrestr etholiadol eu harchifo yn electronig. Fodd bynnag, caiff copïau papur eu dinistrio. 

 

Ni cheir cadw fersiynau blaenorol y gofrestr etholiadol yn y Swyddfeydd Dinesig. Fodd bynnag, caiff hen gopïau eu cadw at ddibenion cofrestru etholiadol. Gall llyfrgelloedd a gwasanaethau archifo Awdurdodau Lleol ganiatáu i fersiynau blaenorol y gofrestr etholiadol gael eu harchwilio. 

 

Sut allaf weld y wybodaeth rydych yn ei chadw amdanaf i, dod o hyd i wybodaeth bellach am hawliau preifatrwydd, neu roi gwybod am rywbeth sy’n peri pryder i mi?

 

 

Eich Hawliau 

 

Mae hawl gennych ofyn am gopi o unrhyw wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch. Rhaid cyflwyno unrhyw geisiadau o’r fath yn ysgrifenedig. 

 

Os yw’r wybodaeth rydym yn ei chadw yn anghywir ar y Gofrestr Etholiadol gyfredol, mae gennych hawl i ofyn i gywiro hyn ac mae gennych hawl i wneud cais am lenwi unrhyw ddata sy’n anghyflawn. 

 

Mae gennych hawl i wneud cais am ddileu eich data personol mewn amgylchiadau penodol (‘yr hawl i gael eich anghofio’). 

 

Mae gennych hawl i ofyn i ni ddirwyn camau prosesu eich data i ben, neu gyfyngu arnynt, mewn amgylchiadau penodol. Lle bo’n bosibl, byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais, ond mae’n bosibl y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth i gydymffurfio â gofyniad cyfreithiol. 


Os nad ydych yn fodlon ar sut y mae’r Cyngor wedi defnyddio eich gwybodaeth bersonol, mae gennych hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth drwy anfon e-bost at casework@ico.org.uk