Hanfodion Gwych: Trawsnewid cyfathrbu’r Cyngor trwy naws llais

21 Tachwedd 2025

Mae'r Tîm Trawsnewid wedi bod yn gweithio gyda chydweithwyr a thrigolion i weithredu Canllawiau Tôn Llais newydd sy'n gysylltiedig â'r Basics Brilliant.

Cyflwynwyd Canllawiau Tôn Llais Ffurfiol yn yr haf i helpu pob adran i gyfathrebu'n fwy effeithiol â dinasyddion.

Mae Tôn Llais yn llawer mwy na'r geiriau rydyn ni'n eu defnyddio. Mae'n ymwneud â'r bersonoliaeth a'r agwedd a gyfleir trwy ein cyfathrebu. Mae ein Tôn Llais yn siapio sut rydyn ni'n siarad â'n trigolion, ein partneriaid a'n cydweithwyr, ac mae'n dylanwadu ar y ffordd y caiff ein negeseuon eu canfod a'u deall. 

Dylid cymhwyso canllawiau Tôn Llais pryd bynnag y byddwn yn creu, addasu neu'n adolygu cyfathrebu. Boed yn ysgrifennu e-bost, diweddaru ein gwefan, cynhyrchu taflenni, neu'n postio ar gyfryngau cymdeithasol, mae'r canllawiau hyn yn sicrhau cysondeb ac eglurder.

Mae'r egwyddorion hyn yn rhan annatod o'n ffrwd waith “Hanfodion Gwych”, rhaglen a gynlluniwyd i ddarparu profiad gwell i'n trigolion trwy ganolbwyntio ar yr hanfodion sy'n gwneud gwahaniaeth. Drwy gofleidio Tôn Llais clir a chyson, ein nod yw meithrin ymddiriedaeth, meithrin cysylltiadau cryfach, a'i gwneud yn haws i bobl ddeall a chael mynediad at y gwasanaethau sydd eu hangen arnynt. 

Bydd y ffordd yr ydym yn cyfathrebu o bwys, a'n Tôn Llais yn ein helpu i siarad mewn ffordd sy'n adlewyrchu ein gwerthoedd craidd — Agored, Cydweithio, Uchelgais, Balchder. 

Mae canllawiau Tôn y Llais yn ymwneud â:

• Defnyddio iaith gadarnhaol a chynhwysol
• Mynegi negeseuon yn syml.
• Osgoi jargon a therminoleg dechnegol.
• Ysgrifennu mewn arddull personol anffurfiol.
• Cydnabod a gwerthfawrogi adborth cwsmeriaid yn glir.

 

Y nod hefyd yw cyflwyno'r Cyngor fel:

• Cyfeillgar a thosturiol.
• Gonest ac agored.
• Realistig a dibynadwy.
• Hawdd mynd ati ac yn bersonol.
• Cyson.
• Diduedd.

 

Yn ddiweddar, cynhaliwyd Gweithdai gyda staff a defnyddwyr Banc Bwyd y Fro i drafod beth oedd y canllawiau hyn yn ei olygu ar gyfer dulliau cyfathrebu, pa newidiadau oedd angen eu gwneud a sut y gellid gweithredu'r rhain.

Chwaraeodd y sesiynau ran bwysig wrth brofi dulliau, gyda chyfathrebiadau wedi'u mireinio a'u haddasu yn seiliedig ar adborth.

Fe wnaethant hefyd helpu i ddatblygu awgrymiadau AI fel y gellir ei ddefnyddio gyda ChatGPT a Microsoft Copilot.

Mae hynny'n set o gyfarwyddiadau sy'n caniatáu i'r rhaglenni hynny gynhyrchu cyfathrebu yn unol ag amcanion tôn llais.

Dywedodd Partner Trawsnewid dan Hyfforddiant Maddy Carver: “Mae'r gwaith hwn yn golygu meddwl am ba fath o gyfathrebu fyddech chi am ei dderbyn.

“Rydym am drin preswylwyr gyda charedigrwydd a pharch felly fe wnaethon ni drafod sut y gellid adlewyrchu hyn mewn gohebiaeth.

“Rydym hefyd eisiau i bobl ddeall yn hawdd beth rydyn ni'n ei anfon atynt er mwyn i ni allu cyfathrebu'n fwy effeithiol.

“Cafwyd enghreifftiau hefyd o bobl yn cael yr un wybodaeth gan wahanol adrannau.

“Drwy weithredu canllawiau tôn llais ar draws y Cyngor, gallwn dorri i lawr ar ddyblygu a lleihau dryswch ymhlith trigolion.

“Bydd hyn yn ei dro yn arwain at lai o wastraff papur, llai o alwadau i'n canolfan gyswllt a'r sefydliad sy'n gweithredu'n fwy effeithlon.”

Mae cysylltu'n agos â thôn gwaith llais â'r Hanfodion Gwych, egwyddorion y dylai pob aelod o staff eu cael mewn golwg wrth gyflawni eu gwaith.

Mae'r egwyddorion hynny'n ymwneud â chael yr hanfodion - fel cyfathrebu â thrigolion - yn iawn y tro cyntaf, bob tro.

Mae'r Siarter Hanfodion Gwych, a lansiwyd yn ddiweddar, yn cysylltu â Bro 2030, ein Cynllun Corfforaethol newydd, ac yn benodol un amcan sydd ynddo - i fod y cyngor gorau y gallwn fod.

Mae hynny'n golygu darparu'r gwasanaeth gorau posibl i'n trigolion, ond hefyd cael prosesau sy'n symlach, yn effeithlon ac yn effeithiol.
Ysgogodd y sesiwn gyda defnyddwyr Banc Bwyd ymateb cadarnhaol iawn.

Ysgrifennodd un cyfranogwr o'r gweithdy: “Diolch yn fawr iawn am anfon y llythyrau drosodd y bore yma. Cawsom adolygiad cynhyrchiol iawn ohonynt...

“Mae yna un tipyn o adborth y byddaf yn ei rannu gyda chi yn syth. Y teimlad cyffredinol yn yr ystafell cyn yr ymarfer oedd bod yr holl gyfranogwyr wedi dechrau allan gyda golwg negyddol iawn o'r Cyngor. Erbyn diwedd yr ymarfer, roedden nhw i gyd yn dweud eu bod yn teimlo bod y cyngor yn gwneud peth da iawn trwy brofi eu llythyr safonol ar y ffordd gyda phobl oedd yn debygol o fod yn eu derbyn.”

Mae gwaith o gwmpas tôn llais bellach yn helpu cydweithwyr Treth y Cyngor i wella eu cyfathrebu drwy e-bost a llythyrau.

Mae'r ffurflen ar-lein ar gyfer tanysgrifiadau gwastraff gardd wedi'i hadnewyddu gydag iaith gliriach, gan ei gwneud hi'n haws i drigolion gofrestru a thalu.

Ac mae'r broses ymgeisio am deleofal bellach yn fwy syml yn dilyn cyflwyno ffurflen ar-lein fwy cryno a hygyrch.

Nesaf, bydd y Tîm Trawsnewid yn gweithio gyda chydweithwyr Tai a Budd-daliadau i helpu bod yn egwyddorion tôn llais i'w gwaith.