Top

Brig

Cwynion Ysgol

Mae Adran 29 o Ddeddf Addysg 2002 yn ei gwneud yn ofynnol i gyrff llywodraethu pob ysgol a gynhelir yng Nghymru sefydlu gweithdrefnau ar gyfer delio â chwynion ac i roi cyhoeddusrwydd i weithdrefnau o'r fath.

 

 

Ar ddiwedd mis Hydref 2012 cysylltodd yr Uned Cefnogi Llywodraethwyr (GSU) â’r holl Benaethiaid, Cadeiryddion, Is-gadeiryddion a chlercod cyrff llywodraethu ysgolion y Fro a dywedwyd wrthynt y gellir mabwysiadu’r model gweithdrefnol hwn yn eu cyfarfod corff llywodraethu llawn nesaf, a dosbarthwyd y ffurflenni isod i'r diben hwn. 

 

Model Gweithdrefn Gwyno

Gweithdrefn Gwyno Ysgol [Enw’r Ysgol]

 

1. Cyflwyniad

 

1.1 Mae [Enw’r Ysgol] wedi ymrwymo i ymdrin yn effeithiol â chwynion. Ein nod yw egluro unrhyw faterion nad ydych yn siŵr ohonynt. Os yn bosibl, byddwn yn cywiro unrhyw gamgymeriadau a wnaed gennym a byddwn yn ymddiheuro. Rydym yn anelu at ddysgu o gamgymeriadau a defnyddio'r profiad hwnnw i wella'r hyn a wnawn.

 

1.2 Ein diffiniad o gŵyn yw 'mynegiant o anfodlonrwydd mewn perthynas â'r ysgol neu aelod o'i staff, sydd angen ymateb gan yr ysgol.’

 

1.3 Mae'r drefn gwyno hon yn cefnogi ein hymrwymiad ac mae'n ffordd o sicrhau y gall unrhyw un sydd â diddordeb yn yr ysgol fynegi pryder, yn hyderus y bydd y gŵyn yn cael ei chlywed, ac os oes sail iddi, yr ymdrinnir â hi mewn modd priodol ac amserol.

 

1.4 Cymerwyd y drefn gwyno enghreifftiol hon o Gylchlythyr Llywodraeth Cymru 11/2012 o'r enw "Gweithdrefnau cwyno ar gyfer cyrff llywodraethu ysgolion yng Nghymru". Dylai’r weithdrefn gwyno hon gael ei darllen ar y cyd â'r cylchlythyr hwn, a bydd yn cael ei harwain gan yr egwyddorion sydd ynddo.

 

2. Pryd i ddefnyddio'r weithdrefn hon

 

2.1 Pan fydd gennych bryder neu’n gwneud cwyn, byddwn fel arfer yn ymateb yn y ffordd rydym yn ei hesbonio isod. Weithiau, efallai y byddwch yn pryderu am faterion nad ydynt yn cael eu penderfynu gan yr ysgol, ac yn yr achos hwn, byddwn yn dweud wrthych â phwy i gwyno. Ar adegau eraill efallai eich bod yn poeni am faterion sy'n cael eu trin gan weithdrefnau eraill, ac os felly, byddwn yn esbonio i chi sut yr ymdrinnir â'ch pryder.

 

2.2 Os yw eich pryder neu gŵyn yn ymwneud â chorff arall yn ogystal â'r ysgol (er enghraifft, yr awdurdod lleol) byddwn yn gweithio gyda hwy i benderfynu sut i drin eich pryder.

 

3. Ydych chi wedi gofyn i ni eto?

 

3.1 Os ydych yn cysylltu â ni am y tro cyntaf, dylech roi cyfle i ni ymateb. Os nad ydych yn fodlon ar ein hymateb, yna gallwch gyflwyno eich cwyn drwy ddefnyddio'r weithdrefn a ddisgrifir isod. Gall y rhan fwyaf o bryderon gael eu datrys yn gyflym drwy siarad â'r person perthnasol yn yr ysgol, heb yr angen i ddefnyddio gweithdrefn ffurfiol.

 

4. Yr hyn yr ydym yn ei ddisgwyl gennych chi

 

4.1 Credwn fod gan bob achwynydd yr hawl i gael ei glywed, ei ddeall a’i barchu. Ond mae gan staff a llywodraethwyr yr ysgol yr un hawl. Rydym yn disgwyl i chi fod yn gwrtais a moesgar. Ni fyddwn yn goddef ymddygiad ymosodol, sarhaus nac afresymol. Hefyd, ni fyddwn yn goddef galwadau afresymol neu ddyfalbarhad afresymol neu gwyno blinderus.

 

5. Ein dull o ymdrin â’ch pryder neu gŵyn

 

5.1 Byddwn yn ystyried eich holl bryderon a chwynion mewn ffordd agored a theg.

 

5.2 Bydd yr ysgol bob amser yn parchu hawliau a theimladau’r rhai sy'n gysylltiedig, ac yn gwneud pob ymdrech i ddiogelu gwybodaeth gyfrinachol.

 

5.3 Efallai y bydd angen ymestyn yr amserlenni ar gyfer delio â'ch pryderon neu gwynion ar ôl trafod â chi.

 

5.4 Efallai y byddwn yn gofyn am gyngor gan yr awdurdod lleol neu awdurdod esgobaeth lle mae hynny'n briodol.

 

5.5 Gall rhai mathau o bryder neu gŵyn godi materion y mae'n rhaid eu trin mewn ffordd arall (ac eithrio’r polisi cwynion hwn), ac os felly byddwn yn egluro pam, ac yn dweud wrthych ba gamau a gaiff eu cymryd.

 

5.6 Bydd y corff llywodraethu yn cadw cofnodion o ddogfennau a ddefnyddir i ymchwilio i'ch pryder neu gŵyn am saith mlynedd ar ôl iddi gael ei thrin. Cedwir cofnodion yn yr ysgol a'u hadolygu gan y corff llywodraethu ar ôl saith mlynedd i benderfynu a oes angen iddynt gael eu cadw am gyfnod hwy.

 

5.7 Bydd cwynion a wneir yn ddienw yn cael eu cofnodi ond bydd ymchwiliad yn ôl disgresiwn yr ysgol, yn dibynnu ar natur y gŵyn.

 

5.8 Pan ystyrir mai er mwyn achosi niwed neu dramgwydd yn unig i unigolion neu i'r ysgol y gwnaed y gŵyn, bydd y corff llywodraethu yn sicrhau bod cofnodion yn cael eu cadw o'r ymchwiliadau a wneir a pha gamau a gymerir, gan gynnwys y rhesymau dros 'beidio â gweithredu'.

 

6. Ateb eich pryder neu gŵyn

 

6.1 Dengys y siart yn Atodiad A beth allai ddigwydd pan fyddwch yn gwneud cwyn neu fynegi pryder. Ceir hyd at dri Chyfnod: A, B ac C. Mae'r rhan fwyaf o gwynion yn cael eu datrys yn ystod Cyfnodau A neu B. Gallwch ddod â pherthynas neu gyfaill i'ch cefnogi ar unrhyw adeg yn ystod y broses, ond bydd disgwyl i chi siarad drosoch eich hun. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod pan fo’r achwynydd yn ddisgybl, yna mae’n rhesymol i'r cyfaill siarad ar ei ran a/neu gynghori'r disgybl.

 

6.2 Cyn belled ag y bo modd, bydd eich pryder neu gŵyn yn cael ei thrin yn gyfrinachol. Fodd bynnag, gallai fod achlysuron pan fydd angen i'r person sy'n delio â'ch pryder neu gŵyn ystyried a oes unrhyw un arall yn ysgol sydd angen gwybod am eich pryder neu gŵyn, er mwyn ymdrin â hi’n briodol.

 

6.3 Os ydych yn ddisgybl o dan 16 oed ac yn dymuno mynegi pryder neu gyflwyno cwyn, byddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn i ni gynnwys eich rhiant (rhieni) neu ofalwr (ofalwyr). Os ydych yn ddisgybl o dan 16 oed ac yn cymryd rhan mewn cwyn mewn unrhyw ffordd arall, efallai y byddwn yn gofyn i'ch rhiant (rhieni) neu ofalwr (ofalwyr) gymryd rhan a mynychu unrhyw drafodaeth neu gyfweliad gyda chi.

 

Cam A

 

6.4 Os oes gennych bryder, yn aml gallwch ei datrys yn gyflym trwy siarad ag athro neu [enw person dynodedig yr ysgol]. Dylech fynegi eich pryder cyn gynted ag y gallwch; fel arfer, byddem yn disgwyl i chi godi’r mater o fewn 10 diwrnod ysgol ar ôl unrhyw ddigwyddiad. Po hiraf y byddwch yn ei adael, yr anoddaf y bydd efallai i’r rhai sy’n ymwneud â’r mater allu delio ag ef yn effeithiol.

 

6.5 Os ydych yn ddisgybl, gallwch fynegi eich pryderon gyda'ch cynrychiolydd cyngor ysgol, tiwtor dosbarth neu athro a ddewiswyd i ddelio â phryderon disgyblion (fel y bo'n briodol ar gyfer yr ysgol). Ni fydd hyn yn eich rhwystro rhag nodi cwyn yn ddiweddarach os ydych yn teimlo nad oedd y mater (ion) a godwyd gennych wedi cael eu trin yn briodol.

 

6.6 Byddwn yn ceisio rhoi gwybod i chi beth rydym wedi'i wneud neu wrthi’n ei wneud ynglŷn â’ch pryder fel arfer o fewn 10 diwrnod ysgol, ond os nad yw hyn yn bosibl, byddwn yn siarad â chi a chytuno ar amserlen ddiwygiedig gyda chi.

 

6.7 Bydd y person sy’n goruchwylio eich pryder neu gŵyn yn rhoi gwybod i chi am y cynnydd sy'n cael ei wneud. Bydd y person hwn hefyd yn cadw cofnod o'r pryder er mwyn cyfeirio ato yn y dyfodol.

 

Cam B

 

6.8 Yn y rhan fwyaf o achosion, byddem yn disgwyl datrys eich pryder yn anffurfiol. Os ydych yn teimlo nad yw eich pryder cychwynnol wedi'i drin yn briodol, dylech gyflwyno'ch cwyn yn ysgrifenedig i'r Pennaeth.

 

6.9 Byddem yn disgwyl i chi anelu at wneud hyn o fewn pum diwrnod ysgol ar ôl cael ymateb i'ch pryder oherwydd mae er lles pawb i ddatrys cwyn cyn gynted â phosibl. Hefyd mae ffurflen ynghlwm (Atodiad B) a allai fod yn ddefnyddiol. Os ydych yn ddisgybl byddwn yn egluro'r ffurflen i chi, eich helpu i’w chwblhau a rhoi copi i chi.

 

6.10 Os yw eich cwyn yn ymwneud â'r Pennaeth, dylech roi eich cwyn yn ysgrifenedig i Gadeirydd y Llywodraethwyr, wedi'i chyfeirio at yr ysgol, i ofyn am ymchwiliad i'ch cwyn.

 

6.11 Ym mhob achos, gall [enw person dynodedig yr ysgol] eich helpu i gyflwyno eich cwyn yn ysgrifenedig os bydd angen.

 

6.12 Os ydych yn ymwneud mewn unrhyw ffordd â chwyn, bydd [enw person dynodedig yr ysgol] yn esbonio beth fydd yn digwydd a'r math o gymorth sydd ar gael i chi.

 

6.13 Bydd [enw person dynodedig yr ysgol] yn eich gwahodd i drafod eich cwyn mewn cyfarfod. Cytunir gyda chi ar yr amserlen ar gyfer ymdrin â'ch cwyn. Byddwn yn anelu at gael cyfarfod gyda chi ac egluro beth fydd yn digwydd, fel arfer o fewn 10 diwrnod ysgol o dderbyn eich llythyr. Bydd person dynodedig yr ysgol yn cwblhau'r ymchwiliad a bydd yn rhoi gwybod i chi am y canlyniad yn ysgrifenedig o fewn 10 diwrnod ysgol o’i gwblhau.

 

Cam C

 

6.14 Yn anaml yr aiff cwyn ymlaen ymhellach. Fodd bynnag, os ydych yn dal i deimlo nad yw eich cwyn wedi cael ei thrin yn deg, dylech ysgrifennu, drwy gyfeiriad yr ysgol, at Gadeirydd y Llywodraethwyr yn nodi eich rhesymau dros ofyn i bwyllgor cwynion y corff llywodraethu ystyried eich cwyn. Nid oes rhaid i chi ysgrifennu i lawr manylion eich cwyn gyfan eto.

 

6.15 Os yw'n well gennych, yn hytrach nag anfon llythyr neu e-bost, gallwch siarad â Chadeirydd y Llywodraethwyr neu [berson a ddynodwyd gan yr ysgol], a fydd yn ysgrifennu i lawr yr hyn a drafodir a'r hyn, yn eich geiriau eich hun, a fyddai’n datrys y broblem. Byddem fel arfer yn disgwyl i chi wneud hyn o fewn pum diwrnod ysgol o dderbyn ymateb yr ysgol. Gofynnir i chi ddarllen y nodiadau, neu i'r nodiadau gael eu darllen i chi, ac yna gofynnir i chi eu llofnodi fel cofnod cywir o'r hyn a ddywedwyd. Byddwn yn rhoi gwybod i chi sut y bydd y gŵyn yn cael ei thrin a byddwn yn anfon llythyr i gadarnhau hyn. Bydd y pwyllgor cwynion fel arfer yn cyfarfod â chi o fewn 15 diwrnod ysgol o dderbyn eich llythyr.

 

6.16 Bydd y llythyr hefyd yn dweud wrthych erbyn pryd y bydd rhaid derbyn yr holl dystiolaeth a'r dogfennau sydd i'w hystyried gan y pwyllgor cwynion. Mae pawb sy'n ymwneud â’r mater yn gweld y dystiolaeth a'r dogfennau cyn y cyfarfod, ond ar yr un pryd sicrheir bod hawliau pobl i breifatrwydd gwybodaeth yn cael eu diogelu. Bydd y llythyr hefyd yn cofnodi'r hyn yr ydym wedi ei gytuno â chi ynghylch pryd a ble y bydd y cyfarfod yn cael ei gynnal, a beth fydd yn digwydd. Efallai y bydd angen newid yr amserlen, er mwyn caniatáu i bobl fod ar gael, casglu tystiolaeth, neu geisio cyngor. Yn yr achos hwn, bydd y person sy'n delio â'r gwyn yn cytuno ar ddyddiad y cyfarfod newydd gyda chi.

 

6.17 Fel arfer, er mwyn ymdrin â'r gŵyn cyn gynted ag y bo modd, ni fydd y pwyllgor cwynion yn aildrefnu'r cyfarfod fwy nag unwaith. Os byddwch yn gofyn am aildrefnu'r cyfarfod fwy nag unwaith, gall y pwyllgor gredu ei bod yn rhesymol gwneud penderfyniad ar y gŵyn yn eich absenoldeb er mwyn osgoi oedi diangen.

 

6.18 Byddwn yn ysgrifennu atoch o fewn 10 diwrnod ysgol ar ôl y cyfarfod i egluro canlyniad ystyriaeth pwyllgor cwynion y corff llywodraethu.

 

6.19 Byddwn yn cadw cofnodion o bob sgwrs a thrafodaeth at ddiben cyfeirio ac adolygu yn y dyfodol gan y corff llywodraethu llawn. Cedwir y cofnodion hyn am o leiaf saith mlynedd.

 

6.20 Pwyllgor cwynion y corff llywodraethu yw'r canolwr terfynol o gwynion.

 

7. Amgylchiadau arbennig

 

7.1 Lle gwneir cwyn am unrhyw un o'r canlynol, defnyddir y weithdrefn gwyno yn wahanol.

 

i.                    Llywodraethwr neu grŵp o lywodraethwyr

Bydd y pryder neu gŵyn yn cael ei chyfeirio at Gadeirydd y llywodraethwyr ar gyfer ymchwiliad. Fel arall gall y Cadeirydd ddirprwyo'r mater i lywodraethwr arall i ymchwilio iddo. Cam B ymlaen o’r weithdrefn gwyno fydd yn berthnasol.

 

ii.                  Cadeirydd y llywodraethwyr neu'r Pennaeth a Chadeirydd y Llywodraethwyr   Bydd Is-gadeirydd y llywodraethwyr yn cael gwybod a bydd yn ymchwilio, neu gall ddirprwyo i lywodraethwr arall. Cam B ymlaen o’r weithdrefn gwyno fydd yn berthnasol.

 

iii.                Cadeirydd y llywodraethwyr ac Is-gadeirydd y llywodraethwyr

Caiff y gŵyn ei chyfeirio at glerc y corff llywodraethu a fydd yn rhoi gwybod i Gadeirydd y pwyllgor cwynion. Yna Cam C o’r weithdrefn gwyno fydd yn berthnasol.

 

iv.                 Y corff llywodraethu llawn

Caiff y gŵyn ei chyfeirio at glerc y corff llywodraethu a fydd yn rhoi gwybod i'r Pennaeth, Cadeirydd y Llywodraethwyr, yr awdurdod lleol a, lle bo'n briodol, yr awdurdod esgobaethol. Bydd yr awdurdodau fel arfer yn cytuno ar drefniadau gyda'r corff llywodraethu ar gyfer ymchwiliad annibynnol o'r gŵyn.

 

v.                   Pennaeth

Bydd y pryder neu gŵyn yn cael ei chyfeirio at Gadeirydd y llywodraethwyr a fydd yn ymgymryd â'r ymchwiliad, neu gall ddirprwyo i lywodraethwr arall. Cam B ymlaen o’r weithdrefn gwyno fydd yn berthnasol.

 

7.2 Ym mhob achos bydd yr ysgol a'r corff llywodraethu yn sicrhau yr ymdrinnir â chwynion mewn ffordd ddiduedd, agored a theg.

 

8. Ein hymrwymiad i chi

 

8.1 Byddwn yn cymryd eich pryderon a'ch cwynion o ddifrif a, phan ydym wedi gwneud camgymeriadau, byddwn yn ceisio dysgu oddi wrthynt.

 

8.2 Os ydych angen help i wneud eich pryderon yn hysbys, byddwn yn ceisio eich cynorthwyo. Os ydych yn berson ifanc ac angen cymorth ychwanegol, mae Llywodraeth Cymru wedi sefydlu MEIC sydd yn llinell gymorth eiriolaeth a chyngor cenedlaethol ar gyfer plant a phobl ifanc. Gellir cael cyngor a chymorth hefyd gan Gomisiynydd Plant Cymru.

 

8.3 Mae'r corff llywodraethu wedi ymgynghori â staff a disgyblion ar y polisi hwn a bydd yn ymgynghori ymhellach os oes unrhyw newidiadau yn cael eu gwneud yn y dyfodol.

 

Llofnodwyd gan Gadeirydd y Llywodraethwyr ar ran y corff llywodraethu:

 

……………………………...................................................................

 

Dyddiad cymeradwyo: ..............................................…………………………

(Gan y corff llywodraethu llawn)

 

Dyddiad yr adolygiad: ......……………………………………………………….

 

Dyddiad anfon at yr awdurdod lleol: …………………………………...……

[nid oes unrhyw ofyniad statudol i wneud hyn, ond mae'n arfer da]

 

Gellir cysylltu â MEIC drwy radffôn: 0808 802 3456, neu neges destun: 84001. Mae'r gwasanaeth hwn yn cael ei weithredu 24 awr y dydd.

 

Gellir cysylltu â Chomisiynydd Plant Cymru drwy radffôn: 0808 801 1000 (dydd Llun i ddydd Gwener 9:00am-5:00pm), neges destun: 80 800 (dechreuwch eich neges gyda COM) neu e-bostiwch: advice@childcomwales.org.uk

 

Gweler Atodiad A ac Atodiad B