Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Cymdeithasol

1. Pwy ydym ni a beth ydym ni’n ei wneud?

Adran Gwasanaethau Cymdeithasol Cyngor Bro Morgannwg ydym ni. Ein rôl yw cefnogi plant, pobl ifanc, oedolion a theuluoedd i helpu i gadw pobl yn ddiogel, yn iach ac wedi’u cefnogi.

Rydym yn darparu ystod o wasanaethau, ac mae hyn yn cynnwys, er enghraifft:

• Asesiadau gofal a chymorth
• Diogelu plant ac oedolion
• Help i ofalwyr
• Cefnogi teuluoedd a phobl sydd ag anghenion ychwanegol
• Gweithio gyda sefydliadau eraill i wneud yn siŵr eich bod yn cael yr help cywir

I wneud hyn, efallai y bydd angen i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi. Rydym yn gwneud hyn i ddeall eich anghenion a darparu'r gwasanaethau cywir ar yr adeg gywir.

2. Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu?

Bydd hyn yn dibynnu ar eich amgylchiadau personol, y gwasanaethau a ddarperir i chi ac a ydych yn blentyn neu'n oedolyn.

Efallai y gofynnir i chi am y wybodaeth hon ac efallai y byddwch yn ei rhoi i ni. Ar achlysuron eraill, efallai y bydd sefydliadau neu unigolion eraill yn rhoi eich gwybodaeth i ni. Er enghraifft, os yw aelod o'r teulu yn eich cefnogi a’ch bod yn rhoi caniatâd iddo, efallai y bydd yn rhoi gwybodaeth i ni oherwydd ei bod yn haws iddo eich helpu yn y modd hwn. Efallai y byddwn yn derbyn gwybodaeth gan y GIG lle mae eich anghenion meddygol yn gorgyffwrdd ag anghenion gwasanaethau cymdeithasol neu'r heddlu. Enghreifftiau yn unig yw'r rhain.

Os ydych yn derbyn gofal a chymorth gennym, mae'n debygol y bydd eich cofnod gofal cymdeithasol, sef y cofnod rydym yn ei gadw yn y gwasanaethau cymdeithasol amdanoch chi, yn cynnwys yr holl wybodaeth isod:

• Pwy ydych chi: Eich enw, eich cyfeiriad, eich dyddiad geni, ac unrhyw leoedd rydych wedi byw o'r blaen.
• Manylion personol: Pethau fel eich rhyw, eich ethnigrwydd, unrhyw anableddau, yr iaith sy'n well gennych, a'ch credoau diwylliannol neu grefyddol.
• Eich iechyd: Gwybodaeth am eich hanes meddygol ac unrhyw gyflyrau iechyd neu ddiagnosis.
• Sut rydych yn cyfathrebu: Os oes angen help arnoch i gyfathrebu, fel cyfieithydd ar y pryd neu gymorth arall.
• Pryderon diogelwch: Unrhyw beth a allai effeithio ar eich iechyd neu eich diogelwch.
• Eich aelwyd: Pwy sy’n byw gyda chi.
• Pobl bwysig: Enwau a manylion cyswllt teulu, ffrindiau, gofalwyr, neu unrhyw un arall rydych wedi'i ddweud wrthym ei fod yn bwysig i chi.
• Eich anghenion: Pa help sydd ei angen arnoch mewn gwahanol rannau o'ch bywyd - fel cadw'n iach, cadw'n ddiogel, bwyta, ac yfed, gofal personol, a chymorth emosiynol.
• Llythyrau a negeseuon e-bost: Copïau o negeseuon rydych wedi'u hanfon atom neu y mae pobl eraill wedi eu hanfon atom amdanoch chi.
• Cymorth gan eraill: Gwybodaeth gan bobl neu sefydliadau sy'n eich helpu - fel eich ysgol, eich meddyg, gweithwyr gofal, neu elusennau.
• Cyfarfodydd: Nodiadau am adegau pan rydym wedi cwrdd â chi, beth wnaethom siarad amdano, a beth ddigwyddodd.
• Gwybodaeth ddefnyddiol arall: Unrhyw beth arall sy'n ein helpu i roi'r cymorth cywir i chi.

3. Pam rydym yn casglu eich gwybodaeth?

Dyma enghreifftiau o pam y gallwn gasglu eich gwybodaeth:

• I ddeall pa gymorth sydd ei angen arnoch fel y gallwn wneud ein gwaith yn iawn.
• I gadw mewn cysylltiad â chi a rhoi'r help a'r gwasanaethau cywir i chi.
• I'ch cadw chi a phobl eraill yn ddiogel rhag niwed, esgeulustod, neu gam-drin os oes angen.
• I ddiogelu eich hawliau os nad ydych yn gallu gwneud penderfyniadau drosoch eich hun.
• I helpu gydag asesiadau sy’n cael eu cynnal gan ein timau.
• I gadw cofnodion swyddogoly mae angen i ni eu cadw yn ôl y gyfraith (fel cofrestrau amddiffyn plant).
• I ddelio ag unrhyw bryderon neu gwynion os ydynt yn codi.
• I gysylltu â chi am faterion ariannol pan fydd angen
• I gynllunio a gwneud penderfyniadau am wasanaethau a chymorth.
• I wirio a gwella ein gwasanaethau, gan ddefnyddio adroddiadau a data perfformiad.
• I helpu yn ystod argyfyngau, fel digwyddiadau mawr, trwy weithio gyda'r gwasanaethau brys i ddod o hyd i bobl a allai fod angen help.

4. Â phwy y gallem rannu eich gwybodaeth?

Mae llawer o wahanol resymau pam efallai y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth. Efallai y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth i fodloni gofynion cyfreithiol neu i roi'r cymorth cywir i chi.

Gallai hyn gynnwys rhannu gyda phobl neu sefydliadau eraill fel:

• Darparwyr yr ydym yn eu defnyddio i ddarparu gwasanaethau
• Adrannau mewnol yng Nghyngor Bro Morgannwg
• Adrannau'r llywodraeth fel yr Adran Gwaith a Phensiynau, yr Adran Iechyd a Gofal Cymdeithasol, Cymunedau a Llywodraeth Leol, y Weinyddiaeth Gyfiawnder neu wasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF
• Y gwasanaethau brys fel yr heddlu a'r gwasanaeth tân
• Y gwasanaeth prawf
• Gwasanaethau cymorth ieuenctid
• Gwasanaethau addysg ac ysgolion
• Awdurdodau lleol eraill
• Sefydliadau sy'n ein cefnogi i gael yr offer gorau i ddarparu ein gwasanaethau

Weithiau, mae angen i ni rannu gwybodaeth bersonol heb ofyn i chi. Gall hyn ddigwydd, er enghraifft:

• Ar gyfer achosion cyfreithiol, os yw'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni rannu eich gwybodaeth.
• Os yw rhywun mewn perygl o niwed neu gam-drin, gan gynnwys chi neu eraill
• Os na allwch roi caniatâd, er enghraifft oherwydd cyflwr iechyd
• I helpu'r awdurdodau gyda phethau fel atal trosedd, dal troseddwyr, neu ddelio â threthi,  dal troseddwyr, neu ddelio â threthi.

Rhannu gwybodaeth â Llywodraeth Cymru

Bob blwyddyn, efallai y byddwn yn rhannu rhywfaint o'ch gwybodaeth gyda Llywodraeth Cymru i'w helpu i gynllunio a gwella Gwasanaethau Cymdeithasol ledled Cymru.

Gallai hyn gynnwys manylion personol fel eich enw, eich cyfeiriad, eich dyddiad geni, eich rhyw, eich cefndir ethnig, eich statws anabledd, a gwybodaeth am eich anghenion a'ch addysg.

Bydd Llywodraeth Cymru yn cadw eich gwybodaeth dim ond cyhyd â'i bod yn ddefnyddiol ar gyfer ymchwil.

Gallwch ddysgu mwy drwy fynd i wefan Llywodraeth Cymru a darllen ei hysbysiadau preifatrwydd:

• Cyfrifiad Plant sy'n Derbyn Gofal a Chymorth a Cyfrifiad Plant sy'n Derbyn Gofal: hysbysiad prefiatrwydd
• Y Cyfrifiad Oedolion sy’n Derbyn Gofal a Chymorth: hysbysiad preifatrwydd

Byddwn ond yn rhannu eich gwybodaeth pan fydd sail syfreithlon dros wneud hynny.

5. Am faint y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Dan ddeddfau diogelu data, dim ond am y cyfnod y bydd ei angen arnom y byddwn yn cadw eich data personol. Mae mwy o wybodaeth ar gael ar amserlen gadw’r Cyngor.

6. Sut rydym yn cadw eich gwybodaeth yn ddiogel?

Rydym yn deall y gall y wybodaeth rydych yn ei rhannu gyda ni fod yn breifat ac yn sensitif. Byddwn yn parchu eich cyfrinachedd.

Mae hyn yn golygu ein bod yn storio eich gwybodaeth yn ddiogel ac ond yn caniatáu i bobl sydd angen ei gweld gael mynediad iddi.

Byddwn ond yn cadw eich gwybodaeth os yw'r gyfraith yn dweud bod angen i ni, ac ni fyddwn yn cadw unrhyw beth nad oes ei angen arnom.

7. Eich Hawliau Diogelu Data

Mae gennych hawliau dros eich gwybodaeth bersonol. Mae’r rhain yn cynnwys y canlynol:

• Mae gennych yr hawl i wybod pam rydym yn casglu eich gwybodaeth a sut rydym yn ei defnyddio
• Gallwch ofyn am weld y wybodaeth sydd gennym amdanoch chi
• Gallwch ofyn i ni wneud yn iawn unrhyw beth sy'n anghywir neu'n anghyflawn
• Gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth mewn rhai sefyllfaoedd
• Gallwch ofyn i ni gyfyngu sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth
• Gallwch ddweud na i'ch gwybodaeth gael ei defnyddio mewn ffyrdd penodol
• Gallwch ofyn am eich gwybodaeth mewn fformat sy'n hawdd ei ddefnyddio neu ei rhannu ag eraill

Efallai na fydd rhai hawliau yn berthnasol mewn rhai sefyllfaoedd—er enghraifft, os oes angen i ni gadw eich gwybodaeth yn ôl y gyfraith.

Weithiau, efallai na fyddwn yn gallu diweddaru neu gywiro eich gwybodaeth bersonol - er enghraifft, os yw'n seiliedig ar farn gweithiwr proffesiynol (fel barn gweithiwr cymdeithasol). Os na allwn wneud y newid rydych wedi gofyn amdano, byddwn yn esbonio pam.

Os hoffech ddefnyddio unrhyw un o'r hawliau hyn, rhowch wybod i ni. Gallwch naill ai ofyn i'r person yn y gwasanaethau cymdeithasol rydych yn cyfathrebu ag ef neu gallwch ofyn i Dîm Llywodraethu Gwybodaeth y Cyngor eich helpu. Mae eu manylion a'r hyn maent yn ei wneud a sut i gysylltu â nhw wedi'u nodi isod.

8. Sail gyfreithlon ar gyfer defnyddio eich gwybodaeth

Rydym yn dilyn Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU (GDPR y DU) a Deddf Diogelu Data 2018. Mae'r deddfau hyn yn dweud bod yn rhaid i ni fod â rheswm cyfreithlon dros ddefnyddio eich gwybodaeth. Ar gyfer y rhan fwyaf o wasanaethau gofal cymdeithasol, rydym yn dibynnu ar:

Erthygl 6(1)(e) – Rydym yn defnyddio eich gwybodaeth i gyflawni tasgau sydd er budd y cyhoedd.

Erthygl 6(1)(c) – Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio eich gwybodaeth pan fydd y gyfraith yn dweud bod rhaid i ni, fel ar gyfer diogelu neu amddiffyn plant.

Weithiau efallai y byddwn yn dibynnu ar eich cydsyniad a ganiateir dan Erthygl 6(1)(a) GDPR y DU. Fodd bynnag, yn bennaf rydym yn dibynnu ar y ddau a nodir uchod.

Os ydym yn defnyddio gwybodaeth sensitif - fel manylion am eich iechyd, eich ethnigrwydd neu eich anghenion gofal - gelwir hyn yn ddata categori arbennig. Mae'n rhaid i ni ddilyn rheolau ychwanegol i ddefnyddio'r math hwn o ddata. Rydym yn dibynnu ar:

Erthygl 9(2)(h) – Rydym yn defnyddio eich gwybodaeth i ddarparu gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol.

Erthygl 9(2)(b) – Efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i fodloni dyletswyddau cyfreithiol dan gyfreithiau diogelu cymdeithasol.

Erthygl 9(2)(c) – Mewn argyfwng, efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i amddiffyn eich bywyd neu fywyd rhywun arall.

Erthygl 9(2)(g) – Efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth pan fydd er budd sylweddol i’r cyhoedd, fel er mwyn diogelu.

9. Pwy sy'n gyfrifol am eich gwybodaeth?

Mae'r Cyngor yn Rheolydd Data ac mae hyn yn golygu ei fod yn gyfrifol am sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio'n deg, yn cael ei chadw'n ddiogel a'i thrin yn unol â'r gyfraith. Mae hyn yn cynnwys y wybodaeth y mae’r gwasanaethau cymdeithasol yn ei chadw amdanoch chi. Mae gan y Cyngor Swyddog Diogelu Data sef y swyddog dynodedig sydd â chyfrifoldeb yn y Cyngor am sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel ac yn cael ei defnyddio'n gywir. Mae gan y Cyngor dîm o swyddogion sy'n helpu'r Swyddog Diogelu Data. Y Tîm Llywodraethu Gwybodaeth yw’r tîm hwn.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio, neu os ydych am ddefnyddio eich hawliau diogelu data, neu os nad ydych yn hapus am y ffordd y mae’n cael ei defnyddio, gallwch gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data a/neu'r Tîm Llywodraethu Gwybodaeth drwy e-bost i:

DPO@valeofglamorgan.gov.uk

neu drwy ysgrifennu at:

Y Swyddog Diogelu Data,
Tîm Llywodraethu Gwybodaeth,
Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd,
Swyddfeydd Dinesig Heol Holltwn,
Y Barri,
Bro Morgannwg,
CF63 4RU

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw corff annibynnol y DU a sefydlwyd i gynnal eich hawliau gwybodaeth dan GDPR y DU a/neu'r Ddeddf Diogelu Data.

Os hoffech chi ddysgu mwy am eich hawliau dan y gyfraith Diogelu Data, a'r hyn y dylem fod yn ei wneud, ewch i wefan y Comisiynydd Gwybodaeth:

Gwefan ICO

Os oes gennych unrhyw bryderon ynglŷn â'n harferion preifatrwydd neu am arfer eich hawliau Diogelu Data, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, mae ei manylion isod. Fodd bynnag, byddem yn gofyn i chi gysylltu â ni yn y lle cyntaf, gan efallai y bydd modd i ni ddatrys eich pryderon. Hoffem glywed gennych hefyd os oes unrhyw beth ynglŷn â sut mae eich gwybodaeth yn cael ei thrin nad ydych yn hapus gydag ef gan ei fod yn ein helpu i sicrhau ein bod yn cynnal ein safonau:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth,

Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF

Rhif Ffôn: 0303 123 1113
E-bost: casework@ico.org.uk

10. Sut i wneud cwyn?

Os nad ydych yn hapus gyda'r gwasanaeth rydych wedi'i dderbyn gan y gwasanaethau cymdeithasol, mae gennych yr hawl i gwyno.

Gallwch siarad â'ch gweithiwr cymdeithasol neu'ch swyddog gofal cymdeithasol yn uniongyrchol, neu gysylltu â'r Swyddog Cwynion yn:

Swyddog Cwynion,
Swyddfeydd y Dociau Heol yr Isffordd,
Y Barri,
CF63 4RT

E-bost: socialservicescomplaints@valeofglamorgan.gov.uk

Rydym yn cymryd pob cwyn o ddifrif a byddwn yn gwneud ein gorau glas i ddatrys unrhyw bryderon sydd gennych. Mae gennych yr hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.