Hysbysiad Preifatrwydd Cyngor Bro Morgannwg

Y data personol sydd gennym a sut rydym yn cael gafael arno?

Mae'r mathau o ddata personol y mae'r Cyngor yn eu cadw a'u prosesu amdanoch wedi'u nodi uchod fel trosolwg ond i esbonio’n fanylach, gall gynnwys:

• Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost. 
• Manylion adnabod, gan gynnwys dyddiad geni a rhif yswiriant gwladol a rhifau cyflogai ac aelodaeth.
• Gwybodaeth a ddefnyddir i gyfrifo ac asesu cymhwysedd ar gyfer budd-daliadau.
• Gwybodaeth ariannol sy’n berthnasol i gyfrifo neu dalu buddion, er enghraifft, cyfrif banc a manylion treth.  
• Gwybodaeth am eich teulu, eich dibynyddion neu eich amgylchiadau personol, lle bo’i hangen gan wasanaeth perthnasol.
• Gwybodaeth am eich iechyd lle bo’i hangen gan wasanaeth perthnasol fel Gwasanaethau Cymdeithasol.
• Gwybodaeth am gollfarnau troseddol lle bo hynny'n berthnasol. 

Sylwch y gall y Cyngor gael gwybodaeth yn uniongyrchol gennych chi neu gan sefydliadau eraill fel Ysgolion, y GIG, elusennau, yr Adran Gwaith a Phensiynau, yr heddlu, CThEF, neu ffrindiau a theulu neu gymdogion neu Gynghorwyr. 

Dylech hefyd fod yn ofalus, os ydych chi'n rhoi gwybodaeth bersonol ar ran eraill, eich bod wedi dweud wrthyn nhw y byddwch yn rhannu eu gwybodaeth â’r Cyngor.  

Sut y byddwn yn defnyddio eich data personol

Efallai y bydd y Cyngor yn prosesu eich data personol i gyflawni ei rwymedigaethau, a gall hyn gynnwys prosesu eich data personol at yr holl ddibenion canlynol neu unrhyw rai:

• i gysylltu â chi 
• asesu cymhwysedd ar gyfer ein gwasanaethau gan gynnwys cyfrifo budd-daliadau a’u rhoi i chi. 
• i nodi eich opsiynau budd-daliadau posibl neu wirioneddol. 
• at ddibenion ystadegol a chyfeirio. 
• i gydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol fel Awdurdod Lleol. 
• i ateb ymholiadau gennych chi ac ymateb i unrhyw anghydfod gwirioneddol neu bosibl sy'n ymwneud â chi. 
• I roi mynediad i chi at Wasanaethau'r Cyngor a/neu sicrhau eich bod yn derbyn Gwasanaethau i'ch cynorthwyo.
• Cyflogaeth.

Nid yw'r rhestr uchod wedi'i chyfyngu i'r enghreifftiau hyn. 

O bryd i’w gilydd bydd y Cyngor yn rhannu eich data personol â sefydliadau partner a darparwyr gwasanaeth fel y gallant helpu’r Cyngor i gynnal ei ddyletswyddau, hawliau a disgresiynau mewn cysylltiad â’r gwasanaethau a ddarperir. Bydd rhai o'r sefydliadau hynny yn prosesu eich data personol ar ran y Cyngor ac yn unol â cheisiadau'r Cyngor. Ym mhob achos, bydd y Cyngor yn rhannu data dim ond i’r graddau yr ystyrir bod angen y wybodaeth yn rhesymol at y dibenion hyn.

Caiff unrhyw wybodaeth bersonol sydd gan y Cyngor ei datgelu i’r canlynol, at ddiben rhesymol:

• Ein staff – pan fydd yr wybodaeth yn hanfodol ac yn ofynnol ar gyfer eu gwaith. 
• Y Llysoedd – dan gyfarwyddyd Gorchymyn Llys.
• Llywodraeth Cymru - yn unol â'r gofynion statudol neu lle byddwn yn gweinyddu cynllun ar eu rhan. 
• Ein partneriaid – yn unol â gweithdrefnau y cytunwyd arnynt ac mewn cydymffurfiaeth gyfreithlon â GDPR y DU.  
• Cyrff cyhoeddus eraill fel Cynghorau cyfagos, y GIG, CThEF, yr Adran Gwaith a Phensiynau, Ymddiriedolaethau, yr heddlu.

Dan Ddeddf Economi Ddigidol 2017, caiff y Cyngor rannu data personol a roddwyd â Chynghorau eraill at ddibenion canfod/atal twyll neu droseddau, er mwyn gwella gwasanaethau cyhoeddus ac ar gyfer ymchwil ystadegol.

Mae gan Gyngor Bro Morgannwg ddyletswydd i amddiffyn y gronfa gyhoeddus y mae'n ei rheoli. Felly, mae’n bosibl y caiff y wybodaeth rydych wedi’i rhoi i ni ei defnyddio i atal a chanfod twyll neu ei rhannu gyda Swyddogion y Cyngor sy'n gyfrifol am archwilio neu weinyddu cronfeydd cyhoeddus.

Os oes cais neu os bydd y Cyngor o’r farn bod angen rhesymol, mae’n bosibl y bydd yn rhoi eich data i gyrff llywodraethu a sefydliadau datrys anghydfodau a gorfodi’r gyfraith, gan gynnwys y rhai a restrir uchod, y Rheoleiddiwr Pensiynau, yr Ombwdsmon Pensiynau a Chyllid a Thollau ei Fawrhydi (CThEF). Gallent o bosibl ddefnyddio’r data i gyflawni eu swyddogaethau cyfreithiol.

Mewn rhai achosion, gall derbynwyr fod y tu allan i’r DU. Golyga hyn y gall eich data personol gael ei drosglwyddo i’r tu allan i Ewrop i awdurdodaeth efallai na fydd yn cynnig lefel gyfwerth o ddiogelwch. Os digwydd hyn, mae rhwymedigaeth ar y Cyngor i sicrhau bod camau diogelu priodol ar waith i ddiogelu eich data.  

Y sail gyfreithiol ar gyfer ein defnydd o’ch data personol

Mae’r Cyngor yn cadw data personol yn rhinwedd ei waith fel rheolydd data. Rheolydd data sy'n penderfynu pam a sut mae data personol yn cael ei ddefnyddio.  Bydd y Cyngor yn ystyried y rhesymau pam mae'n defnyddio eich data. Gallai ddefnyddio eich data i gyfrifo, diogelu a thalu eich budd-daliadau, i ddarparu gwasanaethau i chi, i ddarparu gwybodaeth i sefydliadau eraill amdanoch chi neu at ddibenion ystadegol a chyfeirio. O dan y Ddeddf Diogelu Data, mae’n rhaid i'r Cyngor fod â sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio'ch data/gwybodaeth.  Yn gyffredinol, bydd hyn oherwydd un neu fwy o’r rhesymau canlynol:

• I fodloni rhwymedigaeth gyfreithiol;
• I gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol fel corff cyhoeddus; 
• I fodloni ein rhwymedigaethau cytundebol i chi;
• I ddiogelu buddiannau hanfodol gwrthrych y data neu berson naturiol arall.

Beth rydym yn ei wneud i gadw'ch data’n ddiogel ac i sicrhau ei fod yn cael ei brosesu'n deg 

Mae'r Cyngor yn gweithio i sicrhau bod ei systemau ynghylch gwybodaeth bersonol yn gweithredu drwy gynllun ac nid yn ddiofyn, mae’n:- 

• Cryfhau prosesau mewn cysylltiad â thrin gwybodaeth bersonol;
• I gydymffurfio’n llwyr â chyfraith Diogelu Data;
• I gyflawni busnes y Cyngor;
• Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw fel sy'n angenrheidiol yn unig; 
• Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw'n gywir; 
• Defnyddio data personol am resymau y caniateir iddo wneud hynny yn unig;
• Bod yn dryloyw;
• Cymryd camau ar unwaith os canfyddir nad yw data personol yn cael ei ddefnyddio'n briodol;
• Adolygu a chraffu ar ei brosesau i wella lle bo hynny'n bosibl;
• Gwrando ar bryderon pan fyddant yn cael eu codi ac yn mynd i'r afael â phryderon.

Pa mor hir rydym yn cadw eich data personol

Bydd y Cyngor yn cadw’ch data personol cyhyd ag y bydd ei angen er mwyn cyflawni’r diben(ion) y cafodd ei gasglu ar eu cyfer yn unig.  Bydd y Cyngor yn cadw wedyn dim ond cyhyd ag y bo'n ofynnol i ymdrin ag unrhyw gwestiynau neu gwynion neu am gyhyd ag y bo angen am resymau cyfreithiol neu reoleiddiol. 

Mae manylion mwy penodol ynglŷn â pha mor hir y mae'r Cyngor yn cadw gwybodaeth ar gael yn amserlen gadw'r Cyngor.

Eich hawliau

Mae gennych hawl i weld a chael copi o’r data personol sydd gan y Cyngor amdanoch a gofyn i’r Cyngor gywiro eich data personol os oes unrhyw gamgymeriadau neu wybodaeth sy’n hen.

Mewn rhai amgylchiadau, cewch hefyd ofyn i’r Cyngor gyfyngu ar brosesu eich data personol nes i unrhyw gamgymeriadau gael eu gwirio, gwrthwynebu prosesu neu drosglwyddo neu (mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn) ofyn i ni ddileu eich data personol.

O dan rai amgylchiadau, mae gennych hawl i dynnu eich cydsyniad yn ôl ar gyfer defnyddio eich data ar unrhyw adeg drwy hysbysu’r Swyddog Diogelu Data yn ysgrifenedig.   

Os oes gennych unrhyw gwestiynau, ymholiadau neu bryderon ynglŷn â sut y mae gan y Cyngor eich data, pa ddata mae’n ei gadw amdanoch chi neu beth mae'n ei wneud gyda'ch data, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data y Cyngor. Gallwch hefyd wneud cwynion i'r Swyddog Diogelu Data, gan gynnwys cwynion am yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn neu unrhyw un o weithgareddau'r Cyngor ynghylch eich data personol.

Sut i gysylltu â Swyddog Diogelu Data y Cyngor

Mae gan y Cyngor Dîm pwrpasol o staff sy'n gyfrifol am ymateb i faterion sy'n ymwneud â defnyddio data personol, o'r enw y Tîm Llywodraethu Gwybodaeth.  Mae’n adrodd i Reolwr Llywodraethu Gwybodaeth y Cyngor sydd hefyd yn Swyddog Diogelu Data y Cyngor. 

Y manylion cyswllt o ran y materion y cyfeirir atynt yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw trwy e-bost:

• DPO@valeofglamorgan.gov.uk

Neu gallwch ffonio canolfan gyswllt y Cyngor ar:

• 01446 700111

Neu gallwch ysgrifennu at y tîm yn y cyfeiriad canlynol:

Yr Adran Gwasanaethau Cyfreithiol,

Cyngor Bro Morgannwg,

Swyddfeydd Dinesig,

Heol Holltwn,

Y Barri,

Bro Morgannwg,

CF63 4RU

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth 

Os ydych chi'n anfodlon ag unrhyw agwedd ar sut y mae'r Cyngor yn trin eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Gofynnwn i chi roi cyfle i'r Cyngor geisio datrys y pryderon gyda chi lle bo hynny'n bosibl. Fodd bynnag, mae'n fater i chi.

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw corff annibynnol y DU a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth. Mae hefyd yn darparu gwybodaeth am eich hawliau. Y manylion cyswllt yw:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth,

Cymru,

Ail Lawr,

Tŷ Churchill,

Ffordd Churchill,

Caerdydd

• 029 20678400 / Fax:029 20678399
• wales@ico.org.uk

Diweddaru’r hysbysiad hwn 

Gall y Cyngor ddiweddaru’r hysbysiad hwn o dro i dro. Pan fo hyn yn digwydd, byddwch yn gallu gweld y newidiadau a dyddiad y newidiadau. Adolygwyd yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn ddiwethaf ym mis Medi 2026. Os hoffech weld y fersiwn flaenorol cyn y diweddariad, cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data yn y manylion cyswllt a nodir uchod.