Y Swyddfa Gofrestru Bro Morgannwg

Hysbysiad Preifatrwydd Y Gwasanaeth Cofrestru

Mae'r polisi hwn esbonio sut mae'r wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch chi yn cael ei defnyddio mewn perthynas â’r wybodaeth honno.

Mae gwybodaeth bersonol a gesglir oddi wrthoch chi er mwyn cofrestru digwyddiad yn ofynnol yn ôl y gyfraith.   Y brif ddeddfwriaeth sy’n rheoli casglu gwybodaeth cofrestru yw Deddf Cofrestru Genedigaethau a Marwolaethau 1953, Deddf Priodasau 1949 a Deddf Partneriaeth Sifil 2004.  Mae’n bosibl y byddwch yn gyfreithiol rwymedig gan y ddeddfau hyn, a darnau arall o ddeddfwriaeth, i ddarparu rhai darnau penodol o wybodaeth.  Os byddwch yn methu darparu gwybodaeth y mae gofyn i chi ei rhoi i chi, mae'n bosibl y byddwch yn atebol, ymhlith pethau eraill, i ddirwy, neu efallai na fyddwn yn gallu darparu'r gwasanaeth rydych chi’n gwneud cais amdano, megis priodas neu bartneriaeth sifil.

Mae’n bosibl hefyd y caiff gwybodaeth bersonol ei chasglu oddi wrthoch chi os byddwch yn gwneud cais i'r swyddfa hon, er enghraifft, am dystysgrif neu er mwyn cywiro gwybodaeth mewn cofnod mewn cofrestr. 

Caiff y wybodaeth byddwch yn ei darparu ei dal a’i phrosesu gan swyddogion cofrestru ar gyfer y cylch cofrestru hwn.  

Mae’r cofrestrydd arolygol yn rheolydd data ar gyfer cofrestriadau genedigaethau, priodasau a marwolaethau a gallwch gysylltu gyda hi yn Y Swyddfa Grofrestru Bro Morgannwg, Swyddfeydd Dinesig, Heol Holton, y Barri CF63 4RU – ffôn: 01446 700111 e.bost: registrationservice@valeofglamorgan.gov.uk

Mae’r awdurdod lleol yn rheolwr data ar gyfer cofrestriadau partneriaeth sifil ac unrhyw wasanaethau eraill a gynhelir gan y Gwasanaeth Cofrestru.  Gellir cysylltu â’r rheolwr data yn Cyngor Bro Morgannwg, Swyddfeydd Dinesig, Heol Holltwn, Y Barri CF63 4RU – ffôn: 01446 700111 - http://www.valeofglamorgan.gov.uk/en/our_council/Website-privacy-notice.aspx

Mae’r Cofrestrydd Cyffredinol ar gyfer Cymru a Lloegr yn rheolydd data ar y cyd ar gyfer cofrestriadau genedigaethau, priodasau, marwolaethau a phartneriaethau sifil a gallwch gysylltu ag ef yn  Swyddfa'r Cofrestrydd Cyffredinol, Trafalgar Road, Southport, PR8 2HH.

Mae’r Swyddog Diogelu Data yn Uned Rheoli Cofnodion, Cyngor Bro Morgannwg, Swyddfeydd Dinesig, Heol Holton, Y Barri CF63 4RU – ffôn: 01446 700111 e. bost: DPO@valeofglamorgan.gov.uk

Darperir copi o unrhyw gofnod mewn cofrestr gan y swyddfa hon yn unol â’r gyfraith i unrhyw ymgeisydd, cyhyd â’i fod yn rhoi digon o wybodaeth i adnabod y cofnod dan sylw a yn talu’r ffi priodol. Caiff y copi ond ei ddosbarthu ar ffurf copi ardystiedig papur (“tystysgrif”). Caiff cais am dystysgrif hefyd ei wneud i Swyddfa'r Cofrestrydd Cyffredinol.

Mae mynegeion ar gyfer digwyddiadau a gofrestrir yn y swyddfa hon ar gael i'r cyhoedd er mwyn helpu aelodau'r cyhoedd i adnabod y cofnod cofrestru sydd ei angen arnynt.   Mae mynegeion ar gael  fformat copi caled.

Caiff copi o'r wybodaeth a gasglwyd gan swyddog cofrestru hefyd ei anfon i’r Y Cofrestrydd Cyffredinol i Gymru a Saesneg fel y gellir cadw cofnod canolog o bob cofrestriad.

Gellir rhannu gwybodaeth cofrestru a ddelir yn y swyddfa hon gyda sefydliadau eraill wrth gyflawni ein swyddogaethau, neu er mwyn galluogi eraill i berfformio eu rhai nhw.  

Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth pan fydd sail gyfreithlon dros wneud hynny am y rhesymau canlynol:

1.  Dibenion ystadegol neu ymchwil

2.  Dibenion gweinyddol gan gyrff swyddogol, e.e sicrhau bod eu cofnodion yn gyfredol er mwyn darparu gwasanaethau i’r cyhoedd

3.  Atal neu ganfod twyll, mewnfudo a phasbortau

Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am ddata a ddelir gan y gwasanaeth cofrestru a rhestr llawn o’r sefydliadau y rhennir data cofrestru gyda nhw, diben a sail gyfreithlon dros rannu’r data yn y Swyddfa Gofrestru, Swyddfeydd dinesig, Heol Holton, Y Barri CF63 4RU.  

Mae gennych yr hawl i ofyn am fynediad at y wybodaeth bersonol rydym yn ei dal amdanoch chi, i gael gwybod am gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol, i wybodaeth anghywir gael ei chywiro (pan fydd y gyfraith yn caniatáu) ac i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth personol. O dan rhai amgylchiadau mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol.  Ni fydd eich gwybodaeth yn destun gwneud penderfyniadau yn awtomataidd.

Cedwir gwybodaeth am gyfnod amhendant fel y gofynnir gan y gyfraith. Cyfnodau cadw ar gyfer gwybodaeth bersonol arall a gedwir – 2 flynedd.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ynglŷn â chasglu, defnyddio neu ddatgelu eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â Cofrestrydd Arolygol, Y Swyddfa Gofrestru, Swyddfeydd Dinesig, Heol Holton, Y Barri CF63 4RU.

Mae gennych yr hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth am y ffordd rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol. Gellir dod o hyd i sut y gallwch wneud hyn yn https://ico.org.uk/